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项目管理中对财务信息系统建设中的责任划分问题 ?

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财务信息系统建设,三方责任应该如何划分?

三方指:

业务方:财务部

系统建设方:实施商

建设辅助方:信息部

常规责任划分:

方案:实施商编制,信息部协助,财务部确认。

系统搭建:实施方执行,信息部配合搭建及确认技术部分,财务部确认功能部分。

数据:实施商和信息部协助导入静态数据(主数据)和历史数据,财务部负责确认静态数据和历史数据的正确性,以及录入动态数据。

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最容易扯皮的地方:

数据怎么了?

问题一:主数据是很不容易被管理的,如果是一个大型集团企业,没有一套主数据管理系统,靠人工几乎是无法实现对主数据的精确管理,如果上财务系统之前并没有这样一套主数据系统对主数据进行管理,那么可能会一边上线一边看着主数据变得混乱却毫无办法。

这个时候,谁愿意去背主数据混乱的锅呢?如果知道做错事情要被考核,谁会愿意去担当主数据管理成员的岗位呢?

问题二:如果是历史数据要导入新系统,比如说正好是当年的前几个月的数据,财务部门为了保证数据的年度完整性,如果是年中上线,一般会要求将前几个月的数据导入新系统,这个时候,就会存在新旧数据转换的问题。

新旧数据转换又有两种情况:

一种是该集团之前的所有成员单位并不在同一套系统里面做账,而是分开做,那么就存在所有单位不同的数据都要对照新的数据规则做转换;

一种是该集团之前的所有成员单位都在同一套系统里面做账,本次是换新的系统,那么就只存在同一套旧数据对同一套新数据做规则转换。

新旧转换的方法又分两种情况:

人工和做接口。

因为只有一次转换,大家会觉得做接口太浪费钱,因此选择人工转换的概率会比较大。

既然是人工转换,那错误就在所难免了。

既然是导数据,当然就会用到技术手段,实施商和信息部都会为了这件事情出力,甚至是亲力亲为,财务部只要检查确认。

但是如果当检查出现了问题,这算谁的责任?应该谁来修改?

谁导入的谁就要负责改吗?还是财务部检查出了问题,反馈给实施商和信息部,再重新导入?

万一当时没有检查出来,导致后续付款错误,又是谁的责任?

不用纠结了,所有的数据,不管是实施商导入还是信息部导入,最终的责任人只能是财务部。

当然如果修改量很大,财务部可以让实施商和信息部门协助修改,但是责任,无论如何也不可能推到其他人身上去。

所有的业务数据,不管是静态数据还是动态数据,责任人都是财务部,所以财务部不能有任何的侥幸心理,该检查的时候就严格检查,不要觉得不是自己导入的,就可以把责任推给别人。

其他人都是协助,协助的意思是用技术手段或者多几个人帮忙可以提高效率,如果协助的人要担责,那财务部就全部自己手工录入吧。

最后:

其实,只要项目团队提出这个问题,就说明项目团队正在走向分裂,大家并没有朝着同一个方向前进,而是各有各的小心思,一般来说,这并不是某个人的问题,是企业文化或者制度的问题。

如果该公司的制度是惩罚做错的人,那谁做得多谁就错得多,所以谁也不想多干活,推来推去,最后有人好心干了,却会因为出错被罚,长了记性以后也只好随波逐流。

管理是激发善意,也是激发团队协作,并不是激发团队竞争和推诿,当团队内部四分五裂,是时候思考是不是内部制度没有容错机制了。

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